Le travail à distance présente de nombreux avantages, tels qu’une productivité accrue, un meilleur équilibre travail-vie personnelle et des dépenses d’exploitation réduites pour les employeurs. Cependant, la gestion d’équipes à distance peut s’avérer difficile.
La gestion efficace via Zoom ou d’autres plateformes de communication en ligne est un problème pour de nombreux managers qui ont du mal à suivre la productivité et à maintenir le moral des équipes à travers un écran.
Heureusement, il existe des moyens de faciliter les choses aux managers et aux employés.
Créer une vision claire et concise pour l’équipe
Il est essentiel que tous les membres de votre équipe ait une vision claire et concise de l’objectif. C’est le cœur de votre stratégie de gestion.
Les objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis (SMART) peuvent être décomposés en indicateurs clés de performance clés (ICP) plus petits sur lesquels les membres de l’équipe peuvent se concentrer à court et à long terme.
Si vous avez une vision claire de vos objectifs et de la manière de les atteindre, vous serez en mesure de mieux gérer votre équipe à distance et de prendre des dispositions concrètes pour franchir chaque étape.
Définir les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe
Définir des rôles et des responsabilités spécifiques clarifie ce que chaque membre de l’équipe doit accomplir au quotidien. Lorsque les employés savent exactement ce que l’on attend d’eux, ils sont plus susceptibles d’être productifs au cours de la semaine de travail.
Planifiez des réunions individuelles pour définir les responsabilités générales et spécifiques et utilisez un logiciel pour suivre les progrès de chacun. Assurez-vous que ces rôles correspondent aux objectifs que vous avez précédemment définis pour votre équipe.
Communiquer régulièrement avec les membres de l’équipe
Une communication régulière est essentielle pour que les membres de votre équipe à distance restent engagés et motivés. Il ne s’agit pas uniquement de leur envoyer une mise à jour hebdomadaire par e-mail ; vous devez également faire un effort pour vous connecter avec eux personnellement.
Pour cela vous pouvez configurer des appels vidéo ou audio réguliers, même si ce n’est que pour un échange rapide. Vous pouvez également utiliser les médias sociaux pour rester en contact et partager des nouvelles et des mises à jour.
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous d’être cohérent dans votre communication, afin que chacun ait l’impression de contribuer aux objectifs de l’équipe.
Discussion et soutien aux membres de l’équipe
Discuter avec les membres de l’équipe à distance et leur apporter un soutien est crucial, afin qu’ils se sentent valorisés et appréciés. Cela vous aidera également à voir quand les membres de votre équipe montrent des signes de stress, d’insatisfaction et quand le moral est bas.
Les discussions et le soutien permettront de renforcer la confiance et le respect mutuel entre les membres de l’équipe, ce qui conduira finalement à une équipe plus productive et plus cohésive.
Pour discuter et apporter un soutien aux membres de l’équipe vous pouvez utiliser les moyens suivants :
1. Planifiez des connections régulières
Que vous vous connectiez chaque semaine, toutes les deux semaines ou tous les mois, contactez régulièrement chaque membre de l’équipe. Cela vous donnera une chance de voir comment ils vont et de déterminer le soutien dont ils ont besoin pour être heureux et productifs.
Utilisez des questions ouvertes, comme celles ci-dessous, pour obtenir plus d’informations sur ce qu’ils font ou ressentent, par exemple :
- Comment tu…?
- Que pouvons-nous…?
- Qu’est-ce que tu penses…?
- Selon toi, quels sont les meilleurs/pires scénarios ?
- À quoi ressemble le planning ?
- De quoi as-tu besoin ?
- Comment puis-je t’aider ?
2. Soyez toujours disponible pour les questions et les préoccupations
Faites savoir à votre équipe qu’elle peut vous contacter pour toute question ou préoccupation. Rendez-vous disponible par e-mail, chat ou vidéoconférence pour répondre aux questions et à toute préoccupation.
Accorder une attention particulière aux nouveaux collaborteurs qui auront sûrement besoin de plus de soutien pour débuter leur mission à distance .
3. Faites des commentaires régulièrement
Fournissez régulièrement des commentaires spécifiques et exploitables sur les performances de chaque membre de l’équipe. Les encourager avec des critiques constructives et un soutien personnalisé les aidera à se concentrer sur ce qu’ils peuvent faire pour améliorer leurs performances.
Concentrez-vous sur le résultat, pas sur le processus
Lorsque les employés sont dans le même bureau, il est facile de voir comment ils travaillent et de fournir des commentaires et des conseils si nécessaire. Mais lorsqu’ils travaillent à distance, il est plus difficile de suivre leurs progrès et de leur apporter le soutien dont ils ont besoin.
En effet, vous pouvez vous laisser prendre par les détails sur la façon dont les employés travaillent plutôt que par ce qu’ils accomplissent réellement. La seule attitude à avoir est de faire confiance à votre équipe et de donner à chacun la liberté de travailler de la manière qu’il juge la meilleure.
Bien sûr, vous devrez toujours fixer des objectifs et des délais, mais vous concentrer sur les résultats que vous souhaitez atteindre au lieu de microgérer chaque étape franchie par vos employés est un moyen de renforcer leur confiance.
Maintenez des limites claires lorsque vous travaillez à distance
Lorsque l’on travaille à distance, il peut être difficile de créer des frontières claires entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Cela peut conduire à l’épuisement professionnel, un état caractérisé par une grande fatigue physique et émotionnel.
Demandez aux membres de votre équipe de mettre en place un espace de travail dédié dans leur logement, séparé de leur espace de vie s’ils le peuvent. Cela les aidera mentalement à passer plus facilement du mode vie personnelle au mode travail.
Encouragez également les membres de votre équipe à établir un horaire de travail quotidien afin qu’ils développent une routine productive et ne travaillent pas de longues heures. Enfin, imposez des temps de pause pendant la journée pour leur éviter de rester assis à leur bureau pendant de longues périodes.
En tant que responsable d’équipes, ces stratégies simples peuvent vous aider à protéger la santé mentale des employés. Maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée lorsque les employés travaillent à distance est un objectif que les entreprises doivent atteindre si elles veulent que leurs employés soient productifs et heureux.
Le lieu de travail change
De nombreuses entreprises vivent aujourd’hui une transformation profonde de leur milieu de travail, grâce à Internet, aux médias sociaux et au défi mondial qu’a été la pandémie de COVID-19. La gestion d’équipes à distance est l’un des sous-produits de ces changements, et les employeurs doivent ajuster leurs processus et leur état d’esprit pour atteindre les objectifs commerciaux tout en retenant les talents.
Il doit y avoir une base de confiance entre le personnel et la direction. Si la technologie permet de gérer des personnes à distance, elle n’est qu’un outil de communication. Construire des liens solides entre les équipes et les dirigeants exige beaucoup d’efforts et de techniques pour assurer des lignes de communication claires.
Les dirigeants doivent comprendre que la gestion des employés ne se limite pas à s’assurer que chacun fait son travail et que leur bien-être ne s’arrête pas aux avantages de base. Il s’agit d’aider les gens à avancer et à maintenir une attitude saine envers le travail et la vie. Dans un environnement de travail à distance, c’est la confiance qui est au cœur de cette attitude.
Elle n’est possible que si vous apportez clarté, transparence et soutien à votre personnel. Une fois cette confiance établie au sein de votre équipe, chacun restera motivé pour atteindre les objectifs et les buts de l’entreprise.