Comment soutenir la croissance des entreprises grâce à la RPA?

Technologie

De nos jours, les activités commerciales exigent que les employés effectuent de nombreuses tâches répétitives relativement simples, mais qui requièrent du temps et souvent des ressources importantes. Cependant, grâce aux technologies de la nouvelle ère de l’industrie 4.0, nombre de ces tâches peuvent être automatisées, ce qui constitue un avantage conséquent pour les entreprises.

Bien que les technologies innovantes telles que l’IA et le Big Data présentent un incroyable potentiel d’automatisation des entreprises dans divers secteurs et applications, d’autres outils et logiciels d’automatisation plus accessibles dans l’immédiat peuvent être mis en œuvre de manière à obtenir des résultats commerciaux concrets avec des ressources relativement modestes et à moindre coût.

L’une de ces technologies souvent éclipsée par d’autres tendances technologiques plus conséquentes est l’automatisation des processus par la robotique, ou RPA.

Qu’est-ce que l’automatisation des processus par la robotique (RPA)?

La RPA est l’acronyme de « Robotic Process Automation », qui se traduit par « automation robotisée des processus » ou encore « automation des processus par la robotique ».

Celle-ci fait partie d’un groupe plus large de technologies communément appelées solutions d’automatisation des processus d’entreprise (APB). Dans le cadre de la RPA, l’automatisation de divers processus est réalisée par la création et la mise en œuvre de ce que l’on appelle des robots logiciels ou simplement des « bots » dotés d’une intelligence artificielle entre autres algorithmes sophistiqués. La RPA peut être configurée dans la couche logicielle du système, à la fois en interne (dans le réseau informatique de l’organisation) et en externe (en interagissant avec des systèmes tiers).

L’automatisation des processus par la robotique (RPA) consiste à « robotiser » – ou automatiser – les tâches simples et répétitives réalisées au sein de logiciels informatiques. Elle capte des données dans plusieurs systèmes, digitalise et exécute des actions habituellement accomplies manuellement. Elle « réplique » en quelque sorte des actions informatiques humaines, ce qui permet d’optimiser l’utilisation du capital humain. En effet, l’automatisation des tâches fastidieuses fait gagner du temps et de l’énergie aux employés, ce qui leur permet de se consacrer à des missions plus créatives, plus efficientes et plus valorisantes pour l’entreprise.

Il existe différents niveaux de RPA : de la RPA assistée (ou front office) à la RPA non assistée (ou back office) en passant par la RPA autonome et la RPA cognitive, toutes dotées d’une complexité diverse d’intégration et d’efficacité, mais sans toutefois qu’il y ait besoin, dans aucun des cas, d’opérer de modification sur le SI ou de remettre en question l’organisation informatique – ce qui s’avère le point fort de la RPA.

L’industrie de la RPA

Selon une étude récente, le marché mondial de la RPA devrait passer de 2,7 milliards de dollars en 2020 à 18,3 milliards de dollars en 2027, avec un TCAC impressionnant de 31,07 %. À l’instar d’autres technologies commerciales innovantes, la croissance du marché de la RPA a été stimulée par la crise de la pandémie de COVID-19, qui a entraîné une demande accrue de solutions d’optimisation et d’automatisation de la part des organisations.

Quels sont les bénéfices de la RPA?

Le recours croissant aux solutions RPA n’est pas surprenant, puisqu’il s’agit d’une technologie relativement simple à installer dans le système d’une entreprise. Elle peut être utilisée pour automatiser un large éventail d’activités informatiques effectuées normalement par les employés, permettant ainsi de réaffecter les ressources. L’agilité et la productivité s’en trouvent accrues, ce qui permet aux entreprises de réduire leurs coûts.

Voici pourquoi, à l’heure actuelle, de nombreuses entreprises privilégient la RPA par rapport à d’autres projets de transformation numérique et de modernisation.

Benefits of Robotic Process Automation RPA

●   Une grande évolutivité 

Les entreprises qui visent une croissance et une expansion rapides de leurs parts de marché sont en quête constante de solutions simples et efficaces pouvant être intégrées dans leur système à moindre coût.
Le grand potentiel d’évolutivité est l’un des atouts majeurs de la RPA. Comme l’implémentation de robots ne nécessite pas de solutions logicielles ou d’intégrations de réseaux complexes, l’automatisation des processus exécutée avec succès dans un département peut être étendue à l’ensemble de l’organisation.

Selon David Schatsky, directeur général du cabinet mondial de services professionnels Deloitte, l’entreprise a réussi à automatiser son processus de traitement des demandes en déployant 85 robots destinés à émuler un total de 13 processus dans l’ensemble de l’organisation. Traitant plus de 1,5 million de demandes par an, ces robots logiciels effectuent une charge de travail équivalente à celle de 200 employés à temps plein. Grâce à ce temps libéré, les employés peuvent se concentrer sur des activités essentielles qui se traduiront par une amélioration des résultats commerciaux.

●   Une Économie des coûts et un retour sur investissement rapide 

L’automatisation des processus peut améliorer les indicateurs de l’entreprise en réduisant les coûts liés aux ressources humaines et les dépenses opérationnelles. La mise en œuvre de logiciels robots permet aux entreprises d’automatiser de nombreux processus de travail qui étaient alors effectués manuellement. Dans le cas de Deloitte, l’intégration de 85 robots leur a coûté moins de 30 % de ce que leur aurait coûté le recrutement de nouveaux employés nécessaires à la gestion de cette charge de travail. Il est important de noter que la RPA doit s’inscrire dans le cadre d’une « main-d’œuvre intégrée » dans laquelle les robots travaillent « aux côtés » des employés, dans une sorte de « collaboration pertinente », en prenant en charge des activités relativement simples et sujettes à erreur.  

●   Un potentiel d’intégration illimité et un nombre croissant d’applications

Plus de 80 % des processus des tâches répétitives au sein des réseaux informatiques peuvent être automatisés grâce à la RPA, dont le scannage du Web à la recherche de données spécifiques et leur extraction, le remplissage et l’envoi automatiques de formulaires, l’organisation et le déplacement de fichiers et de dossiers au sein du système informatique de l’entreprise, la connexion à des applications et des services, etc. Cette liste ne cesse de s’allonger à mesure que les technologies RPA trouvent de nouvelles applications pour les organisations de tous les secteurs.

●   Une précision accrue 

Selon un rapport publié par Forrester Consulting, basé sur une enquête menée auprès de 100 dirigeants d’entreprise sur leur expérience concernant l’intégration de la RPA, 57 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elle leur avait permis de réduire considérablement les erreurs manuelles. L’élimination des erreurs manuelles et des retards dans les processus automatisables par la RPA améliore la précision et l’efficacité des opérations commerciales et augmente la vitesse de l’ensemble des interactions.

● Une meilleure satisfaction des employés

66 % des organisations interrogées par Forrester ont déclaré que l’intégration de la RPA leur a permis de restructurer le travail existant, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus significatives et stratégiques nécessitant des qualités humaines telles que l’intelligence émotionnelle, le raisonnement, le jugement et l’interaction avec les clients. Débarrassés des tâches laborieuses et chronophages, les employés sont plus productifs, ce qui impacte positivement leur humeur, ainsi que leur satisfaction tant professionnelle que personnelle. Cette évolution offre également l’occasion d’améliorer les compétences des employés et de former vos collaborateurs sur de nouvelles compétences.

●   Un travail à distance et des opérations commerciales plus efficaces

Pour terminer, l’une des raisons pour lesquelles la demande de la RPA a augmenté au cours des deux dernières années est la transition massive vers le travail à distance dans le monde entier, incitée par la crise de la COVID-19. L’utilisation de robots logiciels peut se révéler d’une grande utilité pour les organisations qui cherchent à rationaliser leurs opérations à distance. Les outils RPA aident les employés à accéder rapidement aux services et aux outils de l’entreprise et simplifient leurs interactions.

Les méthodes d’implémentation de la RPA

Comme mentionné un peu plus haut, la simplicité de la mise en œuvre est un avantage important des solutions proposées par la RPA en comparaison à d’autres technologies d’automatisation de l’industrie 4.0. Les robots logiciels sont intégrés aux systèmes et applications informatiques des entreprises existantes, imitant les interactions humaines. Ils peuvent accéder à des services et à des données internes ou externes en utilisant le grattage d’écran et des scripts d’action personnalisés.

Il existe deux méthodes principales pour intégrer la RPA à un système informatique existant.

1. Intégration de l’interface

Les technologies de grattage d’écran permettent l’intégration de l’interface des solutions d’automatisation des processus robotiques. Avec l’intégration de l’interface, les robots logiciels sont directement connectés aux applications de bureau, interagissant avec les interfaces utilisateur comme le font les utilisateurs humains. La combinaison des technologies modernes de vision par ordinateur et de capture d’écran permet aux solutions RPA de capturer divers types d’informations sur l’écran, d’identifier les différents éléments de l’interface utilisateur et d’interagir de manière appropriée. Par conséquent, l’intégration des interfaces est la manière la plus simple de mettre en place une solution RPA.

2. Intégration du backend

L’intégration back-end repose sur l’ajout de la solution RPA sous forme de code de programme au système interne de l’organisation. Dans cette méthode, les robots logiciels accèdent aux processus et aux applications par le biais de la couche logicielle, communiquant avec les différents composants du système via des API au lieu d’interagir avec leurs interfaces utilisateur. Même si l’intégration backend L’intégration back-end repose sur l’ajout de la solution RPA au système interne de l’organisation sous forme de code de programme. Dans cette méthode, les robots logiciels accèdent aux processus et aux applications par le biais de la couche logicielle, communiquant avec les différents composants du système par le biais des API au lieu d’interagir avec leurs interfaces utilisateur. Même si l’intégration backend est relativement plus complexe à mettre en place et nécessite une expertise technique, cette méthode présente plusieurs avantages par rapport à l’intégration frontend. L’un d’eux – et non des moindres – est qu’elle permet d’obtenir de meilleurs résultats. Pour être plus précis, l’intégration de la RPA au niveau du logiciel permet d’augmenter les automatisations des robots avec d’autres technologies, telles que les capacités d’IA et de ML (apprentissage automatique) de tiers. En outre, les solutions RPA intégrées au niveau du backend sont beaucoup plus faciles à adapter et/ou à réaffecter à différentes applications.

Fournisseurs de RPA 

Selon l’étude menée par Gartner sur le marché de la RPA en 2021, les 10 fournisseurs de RPA les plus importants représentent plus de 80 % du marché (contre 70 % en 2020), et les trois fournisseurs les plus importants en représentent 52 %. Parmi ces acteurs de premier plan figurent UiPath, Automation Anywhere, Microsoft et Blue Prism.

Les erreurs les plus courantes dans le cadre de l’intégration de la RPA

Évoquer les avantages de l’automatisation robotisée des processus et les avantages commerciaux en découlant peut donner une impression quelque peu unilatérale. Même si la RPA présente un énorme potentiel d’amélioration de l’activité dans ses diverses applications de manière générale, il nous faut toutefois considérer que les résultats de son intégration peuvent varier considérablement d’une entreprise à l’autre, en fonction de la manière dont celles-ci abordent ce processus.

Bien que les solutions RPA soient particulièrement simples à exécuter par rapport à d’autres systèmes d’automatisation plus complexes, le développement et le déploiement de projets RPA s’accompagnent toujours de certains risques et défis.

Parmi les erreurs les plus courantes commises par les entreprises lors de l’intégration ou la tentative d’intégration de projets RPA, citons les suivantes :

Most common mistakes of RPA integration

1. Mise en œuvre précipitée accompagnée d’un manque de planification et d’une absence de stratégie.

L’origine de la plupart des échecs réside dans une approche erronée ou négligente lors des étapes initiales : manque de planification et de recherche, absence de stratégie ou mise en place précipitée, accompagnée d’objectifs irréalistes. Une telle approche conduit souvent à des problèmes plus ou moins graves. S’il peut s’agir d’erreurs et de complications occasionnelles dans le système, on peut aussi observer des échecs complets lorsque la solution n’apporte pas de valeur substantielle ou affecte négativement les opérations commerciales.

2. Erreurs commises lors de la modélisation des opérations RPA. 

L’automatisation des processus robotiques doit pouvoir interagir avec divers éléments du système informatique afin de simuler les processus de travail. Chaque automatisation doit être soigneusement conçue et testée pour s’assurer qu’elle fonctionnera comme prévu et ne produira pas d’erreurs accidentelles ni de problèmes de système. Toutes ces informations doivent être documentées dans un modèle opérationnel. La mise en œuvre de la RPA sans modèle opérationnel est une autre raison fréquente de l’échec d’un projet d’automatisation.

3. Un choix erroné des outils et/ou des partenaires de mise en œuvre de la RPA.

Au moment de mettre en œuvre cette technologie, il incombe aux décisionnaires d’opter pour les outils appropriés, qu’il s’agisse de solutions logicielles ou d’instruments SaaS s’ils décident d’y travailler en interne, ou de sélectionner un partenaire compétent s’ils confient cette tâche à un prestataire spécialisé. Sans connaissances approfondies dans ce domaine, des erreurs peuvent être facilement commises en optant pour un outil inapproprié qui ne prend pas en charge les fonctionnalités requises ou en s’orientant vers un partenaire qui n’a pas les qualifications nécessaires pour mener à bien le projet.

4. Une mauvaise stratégie de maintenance RPA.

Enfin, il n’est pas rare que les organisations se concentrent sur les défis de l’implémentation de la RPA en négligeant le développement d’une stratégie de maintenance appropriée permettant de gérer et de soutenir le système une fois son intégration effectuée. Un projet RPA exécuté de manière professionnelle doit comporter un plan de gestion détaillé comprenant le modèle d’exploitation décrit ci-dessus, ainsi que des rôles et des directives définis, de la documentation et d’autres informations pour une maintenance efficace de l’automatisation RPA au fil des ans.

Conclusion

En résumé, il n’est pas surprenant que la demande de solutions d’automatisation des processus par la robotique croisse de manière rapide dans toutes les industries. La RPA est l’une des technologies de transformation numérique les plus accessibles dont disposent les organisations aujourd’hui. Les robots logiciels peuvent être implémentés même par les petites et moyennes entreprises avec des budgets informatiques minimes, offrant un retour sur investissement rapide et des résultats commerciaux authentiques et mesurables. Toutefois, pour tirer parti des avantages de la RPA, les organisations doivent aborder ces projets avec prudence. Assurez-vous que vous disposez des compétences appropriées pour mener à bien le projet alors qu’il n’en est encore qu’à ses débuts. Sélectionnez des outils RPA fiables ou des prestataires de mise en œuvre ayant une expérience avérée dans ce domaine pour éviter les échecs.

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