IVY Partners soutient le travail du Conseil d’État d’un canton suisse par la modernisation et la numérisation de la gestion des séances du Conseil ainsi que leur agenda protocolaire grâce à une application mobile.
Contexte
Les gouvernements nationaux, régionaux et locaux font face à de nombreux défis pour moderniser leurs capacités informatiques et leurs communications à l’ère du COVID et d’incertitudes politiques ou régionales croissantes.
IVY Partners a contribué à la transition numérique du Conseil d’État d’un canton suisse, dans le but d’améliorer les processus de communication et leurs applications pratiques. Comme beaucoup d’autres institutions, les Conseils d’États des cantons sont confrontés à des réductions de budget, et à la perturbation croissante des modèles de réunion traditionnels.
En se digitalisant, les organismes publics peuvent tirer parti de la technologie pour rationaliser leurs processus, être plus efficaces et devenir beaucoup plus rentables.
L’objectif du projet
L’objectif du projet était de moderniser l’application utilisée afin d’améliorer l’expérience utilisateur dans l’organisation et la participation aux réunions du Conseil, pour une gestion plus efficace des réunions.
Notre solution
L’application utilisée est un produit interne qui permet aux membres du Conseil d’Etat de consulter facilement, via les tablettes iOS, les ordres du jours et documents associés. La modernisation attendue s’est concentrée sur 3 domaines clés :
- La consultation hors ligne des documents et l’ajout de fonctions d’annotation pour permettre aux membres du Conseil d’État de conserver certaines pratiques des processus papiers.
- Faciliter le processus actuel de réunion du Conseil d’État (préparation et réunion proprement dite) en tirant parti de la technologie mobile.
- Fournir un environnement hautement sécurisé sur l’application tablette
IVY Partners s’est chargé de la conception, de l’expérience utilisateur, du développement et de l’intégration, afin de fournir une solution facile à prendre en main et conforme à l’identité visuelle du client.
La solution mise en œuvre repose entre autres sur les technologies suivantes :
- Stack Technologies
- iOS, Objective-C, Swift, Java, JEE, Angular, Xcode, IntelliJ, Oracle
- CMIS (un protocole spécifique relatif à l’échange de données documentaires) et REST API
- Protocoles d’échange, sécurité, respect des cadres confidentiels imposés par le Conseil d’État.
- Solution MDM mobile rendue possible par Mobile Iron.
Les résultats
L’application pour tablette a permis de regrouper de manière unifiée les agendas des membres, les ordres du jour et les documents clés pour les réunions du conseil.
Mise à jour de l’application web originale avec l’intégration de nouveaux services et fonctionnalités.
Mise à disposition d’agendas protocolaires personnalisés pour les membres.
La consultation des documents peut se faire en ligne ou hors ligne, avec chiffrage et sécurité élevée pour protéger les informations sensibles.
Possibilité d’annoter des objets et des documents de manière personnalisée afin d’améliorer la collaboration lors des réunions.
Intégration de la granularité des autorisations métier présentes dans le système existant.
IVY Partners conserve son rôle, et reste responsable de l’entretien et du développement ultérieur du projet.
Les avantages pour le Conseil et ses utilisateurs :
Une productivité accrue faisant gagner du temps au Conseil et aux administrateurs grâce au stockage en ligne et à l’accessibilité instantanée.
Utilisable hors ligne sur des tablettes iOS, permettant aux membres du Conseil de travailler sur des documents sensibles hautement sécurisés, n’importe où et à tout moment.
Une réduction de l’utilisation du papier par l’intermédiaire de la gestion électronique des documents, entraînant des économies importantes sur les coûts d’impression.
L’unification des processus et des services (chacun peut utiliser la dernière version d’un document et y travailler sans créer de doublons), ce qui améliore la prise de décision et réduit le risque d’erreur humaine.
Des processus et prises de décisions plus rapides et efficaces, permettant des économies de temps et d’argent grâce à l’automatisation.
Les trois principaux domaines d’amélioration des activités sont pris en charge, à savoir la transparence, l’engagement et l’efficacité, tous essentiels à la création de valeur ajoutée pour les services gouvernementaux.